PRISE DES CONGES PAYES

Dans la plupart des entreprises, le 31 mai est la date butoir de prise des congés. Un point est généralement fait par l’employeur sur les soldes de congés et sur les congés à organiser pour la nouvelle période.

Rappelons à cette occasion les règles applicables à la gestion des congés payés

Détermination de  la période de prise des congés payés

La période de prise des congés payés est fixée par la convention collective applicable à l’entreprise. A défaut, elle est fixée par l’employeur en se référant aux usages, après avis des délégués du personnel et du comité d’entreprise – Cf : Art. L.3141-13 al.2 du C.travail

Les partenaires sociaux (dans la convention ou l’accord collectif) ou l’employeur (à défaut de stipulation conventionnelle) ont toute la liberté pour fixer la période de prise de congés payés. Seule exigence : celle-ci doit comprendre la période du 1er mai au 31 octobre de chaque année (Art. L.3141-13 du C.travail) .

 

Défaut de consultation des instances représentatives du personnel (IRP)

Le défaut de consultation des IRP, en l’absence de dispositions conventionnelles applicables, est une infraction aux dispositions légales relatives aux congés payés. Cette infraction est constitutive d’une contravention de 5ème classe (amende de 1500€) et prévaut sur celle du délit d’entrave – Cf : Cass.crim. du 6 février 1990, n°87.82-316

Ouverture du droit à congé 
 
Tout salarié ayant travaillé pendant au moins un mois chez le même employeur, entre le 1er juin de l’année civile précédente et le 31 mai de l’année en cours, a droit à un congé payé. Ce droit à congé doit, en principe, se traduire par une période de repos effectif pendant laquelle le salarié ne peut pas travailler pour un autre employeur.
 
 Acquisition des congés 
 
Sauf disposition conventionnelle plus favorable au salarié, la durée du congé est déterminée à raison de 2,5 jours ouvrables par mois de travail effectif accompli au cours de la période de référence.
 
La loi prévoit le décompte en jours ouvrables (6 jours par semaine) mais certaines entreprises décomptent les congés en jours ouvrés (5 jours par semaine) : elles établissent l’équivalence suivante :  30 jours ouvrables = 25 jours ouvrés soit 2,08 jours ouvrés de congés par mois de travail effectif.
 
  Ordre des départs
 
C’est l’employeur qui a l’initiative des départs en congés. Il fixe la date et l’ordre des départs après avis des représentants du personnel en tenant compte :
– de la situation familiale des salariés
– des possibilités de congés du conjoint ou du partenaire d’un PACS
– de leur activité chez un ou plusieurs autres employeurs
– de leur ancienneté dans l’entreprise.

Cf : Art.3141-14 du C.travail

Information des salariés

L’employeur doit informer les salariés de la période de prise des congés, et ce, au moins 2 mois avant l’ouverture de celle-ci.
Cf : C. trav., art.D.3141-5
 

Affichage des départs en congés

 

L’ordre des départs est communiqué à chaque salarié au moins un mois avant son départ, et affiché dans les locaux de l’entreprise accessibles au personnel. Cf : C. trav., art.D.3141.6
 
  Modification des dates de départ

Une fois affichés, l’ordre et les dates de départ ne peuvent plus être modifiés dans le délai d’un mois avant la date prévue du départ en vacances, sauf circonstances exceptionnelles (article L 3141-16 du code du travail) : motif exceptionnel et dûment justifié comme une mise en péril de l’entreprise ou le licenciement d’un collègue rendant la présence du vacancier indispensable dans les locaux.
 Les conjoints travaillant dans une même entreprise ont droit à un congé simultané (C.trav.Art.L.223-7).

  Congé principal
 
Lorsque le congé est fractionné, le congé principal, d’une durée de 12 jours minimum et de 24 jours maximum, doit être pris pendant la période du 1er mai au 31 octobre.
Les autres jours peuvent être pris en une ou plusieurs fois en dehors de cette période. Des dérogations à ces règles sont possibles avec l’accord du salarié ou par convention ou accord collectif d’entreprise ou d’établissement.
 
Jours de fractionnement
 
La durée des congés pouvant être pris en une seule fois ne peut normalement excéder 24 jours ouvrables. De ce fait, le congé de 30 jours est au moins pris en deux fois.
Hors, il  est possible de fractionner la partie de congés comprise entre 12 et 24 jours ouvrables avec l’accord du salarié.
Ce fractionnement peut générer pour le salarié des droits à congés supplémentaires. Cf :  C. trav., art.L.3141-18
 
– 2 jours supplémentaires si le reliquat  pris hors période légale (c’est à dire en dehors de la période du 1er mai au 31 octobre) est au minimum de 6 jours
–  1 jour supplémentaire si le reliquat pris hors période légale est compris entre 3 et 5 jours
 
En pratique, le droit aux congés payés supplémentaires dans le cadre du fractionnement est déterminé par une étude du solde des congés payés au 31 octobre c’est-à-dire une fois la période légale de prise du congé principal expirée.
 
Il est donc souhaitable d’informer chaque salarié du droit à congés qui lui est alors reconnu.
L’indication du nombre de jours de congés pour fractionnement peut figurer sur le bulletin de paie (dans ce cas, il s’agira le plus souvent du bulletin de paie de novembre).
 
Cette information peut également être effectuée par le biais d’une note de l’employeur.
 

 Refus d’accorder les jours de fractionnement

L’employeur refusant d’accorder les jours de congé supplémentaire se rend coupable d’infraction à la législation sur les congés payés et doit être sanctionné à ce titre, sauf si le salarié avait préalablement renoncé au bénéfice de ces jours.

L’employeur est ainsi passible d’une contravention de 5e classe, appliquée autant de fois qu’il y a de salariés concernés.  C. trav., art.R.3143-1

 

  Renonciation par le salarié
 
Les salariés peuvent renoncer à titre individuel aux jours de congés supplémentaires pour fractionnement. Toutefois, en l’absence d’accord collectif, il appartient à l’employeur qui se prévaut de cette renonciation d’en apporter la preuve.
En effet, celle-ci ne se présume pas ; l’employeur doit exiger une renonciation écrite individuelle de chaque salarié.  C. trav., art.L.3141-19
 
  Renonciation prévue par accord collectif
 
 Des dérogations peuvent être apportées avec l’accord du salarié ou par convention ou accord d’entreprise ou d’établissement aux dispositions selon lesquelles la fraction de 12 jours ouvrables continus doit être attribuée pendant la période du 1er mai au 31 octobre de chaque année ainsi qu’aux dispositions accordant des jours supplémentaires en cas de fractionnement.  C. trav., art.L.3141-19

Une convention collective peut également prévoir que le fractionnement des congés payés en dehors de la période légale sera autorisé sous réserve de l’accord individuel et écrit du salarié de renoncer aux jours supplémentaires pour fractionnement.

 

  Modalités du décompte des congés en jours ouvrables
 
Lorsque les congés payés auxquels a droit un salarié sont exprimés en jours ouvrables, la durée des congés pris par celui-ci est également exprimée en jours ouvrables. 
Le premier jour ouvrable de congés est le premier jour où le salarié aurait normalement dû travailler.

Ainsi, lorsque le premier jour suivant le départ en congés est un jour ouvrable mais non ouvré dans l’entreprise – samedi ou lundi par exemple il n’entre pas en compte pour le calcul de la durée du congé, qui ne commence alors à courir que du jour (lundi ou mardi suivant le cas) où le travail aurait normalement été repris.

Cette règle reste applicable en cas de fractionnement du congé.

 

A contrario, le dernier jour ouvrable de la période de congés doit être décompté comme jour de congé, même s’il n’est pas ouvré dans l’entreprise. Lorsque le salarié présente sa demande de congés de telle manière qu’elle expire un vendredi soir, son employeur paraît en droit de la rectifier et d’y inclure le samedi puisque, l’intéressé ne reprenant son activité que le lundi, il s’écoulera une journée ouvrable supplémentaire entre le vendredi soir et le lundi matin, jour de sa reprise du travail.

 

  Modalités du décompte en jours ouvrés
 
Lorsque les congés payés auxquels a droit chaque salarié sont exprimés en jours ouvrés, le décompte des congés pris se fait également en jours ouvrés. Ainsi lorsque l’horaire de travail est réparti sur 5 jours, une semaine de congés du lundi au dimanche comporte 5 jours ouvrés.
 
  Salarié à temps partiel 
 
L’employeur doit appliquer les mêmes règles de congés payés à tous les salariés, qu’ils soient à temps plein ou à temps partiel, sans favoriser les uns ou les autres.
 
  Congés acquis et reportés 
 
Le droit à congé est un droit annuel et les congés acquis doivent être pris chaque année. Ni l’employeur ni le salarié ne peuvent exiger un report d’une année sur l’autre. Cependant, il existe des cas de reports autorisés par la loi ou par convention collective.
 
Si l’employeur autorise un report de congés, il est recommandé de préciser par écrit les modalités de celui-ci : par exemple, report des congés de l’année 201 1 jusqu’au 31 décembre 2012 voir le 31 mai 2013).
 
Avant d’accorder un report, l’employeur doit avoir conscience du risque de cumul important de périodes d’absences du salarié et des difficultés que celles-ci pourraient générer sur l’organisation du travail. Mais dans le même temps,l’employeur doit  analyser les motifs de ce report afin que sa décision  n’ait pas de conséquences  néfastes sur la motivation du salarié ou le climat social de l’entreprise.
 
  Pas de report de congés payés sans accord
 
Cass.sociale du 9 janvier 2013. N°11-21758 D
 
A son départ définitif de l’entreprise, le salarié qui n’a pas eu le temps de prendre la totalité de ses congés, accumulés sur plusieurs années, n’a pas obligatoirement le droit au versement d’une indemnité compensatrice. Pour en bénéficier, il doit démontrer que sa hiérarchie l’avait expressément autorisé à reporter ses congés. Sauf disposition conventionnelle contraire, les jours de vacances doivent être pris durant la période légale. Au-delà, les congés payés que le salarié a décidé de ne pas prendre sont définitivement perdus, sans compensation.

Règle de non-accolement de la 5e semaine de congés
 
La durée des congés pouvant être pris en une seule fois ne peut excéder 24 jours ouvrables. Le code du travail introduit donc une obligation de fractionnement du congé annuel (nous l’avons vu plus haut) qui doit être pris au moins en deux fois.

Il en résulte que si le congé principal (4 semaines) peut être continu, la 5e semaine et, plus généralement, tous les jours excédant 24 jours ouvrables doivent être pris séparément du congé principal. Cette règle tend à favoriser l’étalement des congés.

Mais la période au cours de laquelle cette 5e semaine peut être prise n’a pas été limitée ; de ce fait, la 5e semaine peut être prise pendant la période légale des congés (1er mai-31 octobre), ou en dehors de cette période.

 

  Dérogation en cas de contraintes géographiques
 
 Il peut être dérogé à la règle de non-accolement de la 5e semaine de congé au congé principal, pour les salariés justifiant de contraintes géographiques particulières (travailleurs étrangers et originaires des DOM principalement) : ces derniers peuvent prendre tous leurs congés d’affilée.  C. trav., art. L.3141-17
 
  Possibilité de fractionner la 5e semaine de congés payés
 
 L’article L.3141-19 du code du travail ne précise pas si les jours en sus des 24 jours (de 24 à 30) doivent être pris en continu ou s’ils peuvent être fractionnés.

En conséquence, en l’absence de prescriptions légales, on considère que le fractionnement de la 5e semaine de congés est possible, de nombreuses conventions collectives l’autorisant d’ailleurs.

 Congés pris par anticipation ou avant acquisition
 
En principe, les congés payés sont pris l’année de référence suivant la période d’acquisition. Mais si l’employeur est d’accord, le salarié peut prendre ses congés par anticipation, voire même les prendre alors qu’il ne les a pas encore acquis.
La loi le permet :  C. trav., art.L.31.41-12
 
Fermeture de l’entreprise pour congés 
 
La prise de tout ou partie des congés payés peut être organisée par la fermeture de l’entreprise. L’ensemble des salariés se trouve donc en congé en même temps. Le salarié qui ne dispose pas de suffisamment de jours de congés acquis pour couvrir la période de fermeture peut être indemnisé au titre du chômage partiel.
 
 Chèques-vacances et billets de congés payés SNCF 
 
Pour ses congés, le salarié peut bénéficier de divers avantages financiers : réduction de billets de chemin de fer (de 25% à 50%), participation de l’employeur ou du comité d’entreprise aux dépenses des vacances par le biais de l’achat de chèques-vacances.
Le salarié/ voyageur désirant bénéficier d’une réduction du billet SNCF pour son congé annuel doit en faire la demande au moins 24 heures à l’avance. Il doit se procurer le formulaire dans une gare ou auprès de son employeur et faire remplir à ce dernier la partie lui étant destinée (attestation employeur concernant les dates de congés payés).