STAGES EN ENTREPRISE : LES REGLES A RESPECTER

Si vous envisagez d’accueillir des stagiaires cet été, vous devez suivre certaines règles.

1. Obligation de conclure une convention de stage 

Les stages en entreprise doivent faire l’objet d’une convention tripartite  entre l’entreprise, le stagiaire et son établissement d’enseignement et être intégrés à un cursus pédagogique. L’obligation d’établir une convention de stage s’applique à toutes les entreprises du secteur privé à but lucratif ou non lucratif.

Plusieurs mentions sont obligatoires, dont notamment les dates de début et de fin de stage, la durée hebdomadaire maximale de présence ou encore le montant de la gratification allouée au stagiaire. Cependant, l’Urssaf conserve le pouvoir de vérifier si le stagiaire effectue ou non un travail sous la subordination du chef d’entreprise et de requalifier, le cas échéant, le stage en contrat de travail, avec redressement de cotisations sociales …

 2. Le stage doit être intégré à un cursus pédagogique

Les stages conclus  depuis le 1er septembre 2010 doivent nécessairement s’intégrer à un cursus pédagogique et répondre à une double condition (Cf: décret du 25 août 2010) :

– la finalité et les modalités du stage doivent être définies dans l’organisation de la formation

– le stage doit faire l’objet d’une restitution de la part de l’étudiant  (= rapport de stage), évaluée par son établissement d’enseignement.

Sous réserve de respecter cette double condition, des formes de stages particulières sont également possibles. Ainsi en est-il des stages organisés dans le cadre de formations permettant une réorientation des étudiants, de formations complémentaires destinées à favoriser des projets d’insertion professionnelle ou encore de périodes dites de « cesure » qui correspondent à des périodes pendant lesquelles un étudiant quitte son établissement pour exercer d’autres activités lui permettant exclusivement d’acquérir des compétences en cohérence avec sa formation.

3. Appréciation de la durée du stage

La durée de stage s’apprécie en tenant compte de la convention de stage et de ses éventuels avenants. Sachant qu’un stagiaire ne peut pas, sauf exceptions, effectuer, par année d’enseignement, plus de 6 mois de stage dans une même entreprise, que ce soit au titre d’un ou de plusieurs stages. Cette durée se calcule en durée calendaire, peu importe le nombre d’heures effectuées dans le mois par le stagiaire. A titre d’exemple : un étudiant qui effectue un stage du 1er juin au 30 août, une journée de 7 heures de stage par semaine réalise un stage de plus de 2 mois et doit donc être indemnisé.

Par ailleurs, la durée de présence du stagiaire ne peut dépasser la durée légale ou conventionnelle de travail en vigueur dans votre entreprise.

Délai de carence : Le législateur a instauré un délai de carence entre deux stages effectués sur un même poste de travail : en effet, « l’accueil successif de stagiaires, au titre de conventions de stages différentes, pour effectuer des stages dans un même poste de travail n’est possible qu’à l’expiration d’un délai de carence d’un tiers de la durée du stage précédent ».

Cette disposition n’est pas applicable lorsque le stage précédent a été interrompu avant son terme à l’initiative du stagiaire.

4. Montant de la gratification

Art. L612-11 : Lorsque la durée de stage au sein d’une même entreprise est supérieure à deux mois consécutifs ou, au cours d’une même année scolaire ou universitaire, à deux mois consécutifs ou non, le ou les stages font l’objet d’une gratification versée mensuellement dont le montant est fixé par convention de branche ou par accord professionnel étendu ou, à défaut, par décret. Cette gratification n’a pas le caractère d’un salaire au sens de l’article L. 3221-3 du code du travail.

Le montant de la gratification doit être précisé dans la convention de stage. Ce montant peut être fixé par la convention de branche ou accord professionnel étendu.

A défaut de convention de branche ou d’accord professionnel étendu, en cas de stage d’une durée supérieure à 2 mois consécutifs, le stagiaire en entreprise doit percevoir, par heure de travail, une rémunération au moins égale à 12,5 % du plafond horaire de la Sécurité sociale. Cette rémunération minimale correspond au seuil d’exonération des cotisations de Sécurité sociale.

5. Franchise de cotisations

La part de gratification bénéficiant d’une franchise de cotisations est fixée à 12,5 % du plafond horaire de la Sécurité sociale multiplié par la durée de présence du stagiaire dans l’entreprise. En 2012, la franchise est égale à 436,05 € par mois, pour une durée de présence du stagiaire dans l’entreprise égale à la durée légale du travail (23 € × 12,5 % × 151,67 heures).

 

En cas de non-respect du montant de la gratification minimale, les inspecteurs du recouvrement peuvent signaler cette carence à la Direccte.

 

Exemple : si l’étudiant perçoit une gratification mensuelle  égale à 300 € et un avantage en nature évalué à 150 € : 300 € + 150 € = 450€, montant > au seuil de franchise 2012 (soit 436,05 €), les cotisations sont dues sur la différence entre 450 € et 436,05 €, soit sur une assiette égale à 13,95 €.

Lorsque la gratification est égale ou supérieure au seuil de la franchise, les sommes  au-delà du seuil  ne sont pas exonérées au titre de la franchise et doivent être soumis à cotisations.

Exemples d’avantages en nature : tickets restaurant, logement, accès à la cantine.

 

Règle d’arrondi :  le montant de la franchise de cotisation ne doit pas être arrondi à l’euro le plus proche.

Une question importante est de savoir s’il faut établir, ou non, un bulletin de paie pour les stagiaires. En réalité, en l’absence de contrat de travail, il n’y a pas d’obligation d’établir un tel document. Cependant, dès lors qu’une gratification est versée, et que celle-ci donne lieu au versement de cotisations, il est souhaitable d’établir un bulletin de paie et d’en remettre un exemplaire au stagiaire.

6. Prise en charge de la couverture accident du travail

Les modalités de prise en charge du risque accidents du travail sont fonction du montant de la gratification versée au stagiaire.

En l’absence de gratification, ou lorsque celle-ci est inférieure au seuil d’exonération de charges sociales, les formalités d’affiliation et le versement des cotisations accidents du travail sont assurés par l’établissement d’enseignement (ou par le recteur, pour les établissements publics relevant du ministre de l’Éducation nationale).

L’établissement d’enseignement est en principe chargé d’effectuer la déclaration d’accident.

Toutefois, lorsque l’accident survient par le fait ou à l’occasion du stage en entreprise, la déclaration d’accident incombe à l’entreprise d’accueil. Celle-ci adresse sans délai à l’établissement dont relève l’élève ou l’étudiant copie de la déclaration envoyée à la caisse d’assurance maladie compétente

7. Cas particulier des postes présentant des risques particuliers pour la santé ou la sécurité

La loi prévoit l’obligation, pour l’employeur (c’est-à-dire en l’occurrence l’entreprise d’accueil), d’assurer une formation renforcée à la sécurité aux stagiaires affectés à des postes présentant des risques particuliers pour leur santé ou leur sécurité.

En cas d’accident du travail en cours de stage, le législateur institue une présomption de faute inexcusable à l’égard de l’employeur dès lors que le stagiaire, bien qu’affecté à un poste présentant des risques particuliers pour sa santé ou sa sécurité, n’a pas suivi de formation renforcée à la sécurité.

8. Registre des stages

Le législateur dans la loi du 28 juillet 2011 a rajouté un article L. 612-13 au code de l’éducation, lequel oblige les employeurs à tenir un registre des conventions de stage dont les modalités seront ultérieurement précisées par décret. 

 

 

 

Sources : Editions législatives – Groupe J.Trial « Expertise comptable Audit Conseil »

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